الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية في السعودية: كل ما تحتاج لمعرفته

كتبت بواسطة فريق عمل مدونة احسبها الحين

تشهد المملكة العربية السعودية تحولاً جذريًا في نظام الفواتير الضريبية بعد الإعلان عن المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية. يمثل هذا النظام الرقمي المتكامل جزءًا من رؤية المملكة 2030، والتي تهدف إلى تطوير البنية الاقتصادية وتعزيز الشفافية وتقليل التهرب الضريبي من خلال التحول الرقمي.

في هذه المقالة، سنتناول بالتفصيل مختلف جوانب المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية، بما في ذلك الخلفية التشريعية، الفوائد، التحديات، ومتطلبات الامتثال بالإضافة إلى نصائح عملية للشركات التي تسعى لتطبيق هذا النظام بنجاح.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة ضريبية تُصدر وتُخزن بصيغة إلكترونية عبر أنظمة معلومات محوسبة بدلاً من الشكل التقليدي الورقي. تتضمن الفاتورة الإلكترونية كافة المعلومات المعتادة مثل البيانات الأساسية عن المشتري والبائع، وصف للمنتجات أو الخدمات، والمبلغ الكلي مع احتساب الضريبة.

في المرحلة الأولى، كان التركيز منصبًا على نقل العمليات من النظام التقليدي إلى النظام الإلكتروني، أما المرحلة الثانية فتعتبر نقلة نوعية نحو التكامل المباشر بين أنظمة الشركات التجارية وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

تطور الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

بدأت الرحلة نحو الفاتورة الإلكترونية في ديسمبر 2021، مع تطبيق المرحلة الأولى التي تُعرف بمرحلة “الإصدار والحفظ”، حيث كان يجب على جميع الشركات إصدار فواتير إلكترونية تتضمن جميع البيانات المطلوبة بنسق موحد. هدف المرحلة الأولى كان التمهيد لهذا التحول من خلال إعداد القطاع التجاري لعملية رقمنة الفواتير.

مع الانتقال إلى المرحلة الثانية، المعروفة بمرحلة “التكامل”، تطمح الهيئة إلى توحيد البنية التحتية الرقمية، مما يعني أن الفواتير الإلكترونية ستصبح جزءًا من منظومة متكاملة تربط بين الشركات والهيئة في الزمن الفعلي.

أهداف المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

تهدف المرحلة الثانية إلى تحقيق مجموعة من الأهداف الاستراتيجية للمملكة، من أبرزها:

1. تعزيز الامتثال الضريبي: يهدف الربط المباشر بين الشركات وهيئة الزكاة والضريبة إلى تحسين الامتثال الضريبي وتقليل التهرب، مما يعزز من قدرة الحكومة على إدارة الموارد العامة بفعالية.
2. تحقيق الشفافية الاقتصادية: بفضل الرقابة الرقمية المباشرة على الفواتير، يصبح من الصعب على أي شركة تجارية القيام بممارسات غير قانونية تتعلق بالضرائب أو التلاعب بالأرباح.
3. رفع كفاءة عمليات الفوترة: مع الرقمنة، تتحسن كفاءة إعداد الفواتير وإرسالها ومراجعتها، مما يساهم في توفير الوقت وتقليل الأخطاء اليدوية، فضلاً عن تقليل التكاليف التشغيلية المتعلقة بطباعة وحفظ الفواتير الورقية.
4. تحسين تحصيل الضرائب: بفضل الفاتورة الإلكترونية، يصبح لدى الهيئة معلومات آنية حول العمليات التجارية، مما يعزز من قدرتها على متابعة وتحصيل الضرائب بشكل أكثر فاعلية ودقة.

متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

مع الانتقال إلى المرحلة الثانية، تزداد المتطلبات التقنية والتنظيمية للشركات من أجل الامتثال للنظام الجديد. وتتضمن المتطلبات الرئيسية ما يلي:

1. أنظمة فواتير متوافقة مع هيئة الزكاة: يتطلب الامتثال للمرحلة الثانية من الشركات استخدام برامج وأنظمة محاسبية تتوافق مع المعايير التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يجب أن يكون النظام قادرًا على إصدار وحفظ الفواتير بصيغة محددة (مثل XML أو PDF/A-3) ويجب أن يحتوي على كافة البيانات المطلوبة مثل رقم الهوية الضريبية للبائع والمشتري، وصف واضح للمنتجات، والتوقيع الإلكتروني.
2. التكامل مع هيئة الزكاة من خلال API: يتم ربط أنظمة الفواتير الإلكترونية الخاصة بالشركات مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال واجهات برمجة التطبيقات (API). يسمح هذا الربط بإرسال الفواتير إلكترونيًا للتحقق منها واعتمادها في الزمن الفعلي.
3. التوقيع الإلكتروني: لضمان أمن البيانات والتحقق من صحة الفاتورة، يجب تضمين توقيع إلكتروني لكل فاتورة. هذا التوقيع يعتبر أحد العناصر الأساسية لضمان مصداقية الفواتير وصحة محتواها، ويسهم بشكل كبير في تعزيز الثقة بين جميع الأطراف المعنية.
4. متطلبات حفظ الفواتير: من الضروري الاحتفاظ بنسخ من الفواتير لمدة لا تقل عن خمس سنوات، ويمكن أن تصل المدة إلى عشر سنوات لبعض الشركات الكبيرة. الفواتير المحفوظة يجب أن تكون متاحة إلكترونيًا، مما يضمن سهولة الاستعراض عند الحاجة.

الفئات المستهدفة من المرحلة الثانية

تبدأ المرحلة الثانية بالتركيز على الشركات المتوسطة والكبيرة التي تحقق عوائد سنوية تتجاوز حداً معيناً حددته الهيئة. من المتوقع أن تتوسع هذه المرحلة تدريجيًا لتشمل جميع الشركات والأعمال التجارية في المملكة.

تعتبر هذه الاستراتيجية ضرورية من أجل تبسيط عملية التحول، إذ يمكن للشركات الصغيرة والمتناهية الصغر التي تمتلك موارد أقل، الحصول على وقت كافٍ للتأقلم مع الأنظمة الجديدة.

فوائد الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية

1. تحسين الشفافية والامتثال الضريبي

الفاتورة الإلكترونية تساهم في تحسين مستوى الشفافية في النظام الضريبي. من خلال ربط كل فاتورة بشكل مباشر مع الهيئة، يمكن متابعة جميع العمليات التجارية بشكل فوري. هذا يقلل من فرص التهرب الضريبي ويحسن من إمكانية الهيئة في تدقيق الحسابات بسرعة وكفاءة.

2. توفير الوقت والتكاليف التشغيلية

التعامل مع الفواتير الورقية يتطلب الكثير من الجهد والوقت. التحول إلى الفواتير الإلكترونية يُلغي الحاجة إلى الطباعة والاحتفاظ بالفواتير في الأرشيف، مما يقلل من التكاليف المتعلقة بالطباعة والتخزين، ويوفر الوقت اللازم لمعالجة الفواتير ومراجعتها.

3. تقليل الأخطاء البشرية

الاعتماد على الأنظمة المحاسبية الرقمية يساعد في تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات. تكامل الأنظمة يقلل من الحاجة إلى نقل البيانات يدويًا، مما يحسن من جودة المعلومات المتاحة ويقلل من إمكانية التلاعب أو الأخطاء غير المقصودة.

4. التكامل السلس مع الأنظمة المحاسبية الأخرى

تكامل الفاتورة الإلكترونية مع الأنظمة المحاسبية وأنظمة إدارة الأعمال الأخرى يُسهم في تحسين كفاءة العمل ويجعل البيانات متاحة في الوقت الفعلي للمديرين والمحاسبين، مما يسهل اتخاذ القرارات المتعلقة بالسيولة والأرباح والمبيعات.

التحديات وكيفية التغلب عليها

1. التحديات التقنية

أحد أكبر التحديات التي قد تواجهها الشركات هي المتطلبات التقنية للتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة. قد تحتاج الشركات إلى تحديث أنظمتها المحاسبية أو حتى استبدالها بالكامل بنظم جديدة تتوافق مع متطلبات الهيئة.

كيفية التغلب: يمكن للشركات الاستعانة بمزودي حلول البرمجيات المحاسبية الموثوقين الذين لديهم خبرة في السوق السعودي ويقدمون أنظمة متوافقة بالفعل مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية.

2. التكاليف المتعلقة بالتحديث

تحديث الأنظمة أو شراء تراخيص جديدة يمكن أن يكون مكلفًا، خاصة للشركات الصغيرة التي لا تملك ميزانيات ضخمة للتكنولوجيا.

كيفية التغلب: يُنصح بالبحث عن مزودي خدمات يقدمون حلولًا مرنة مناسبة لجميع أحجام الشركات، وقد تكون هناك خيارات تعتمد على الاشتراك الشهري لتخفيف عبء التكلفة الأولية.

3. تدريب الموظفين

قد يواجه الموظفون تحديات في التكيف مع النظام الجديد، خاصةً إذا لم يكونوا على دراية كافية بالتقنيات الحديثة.

كيفية التغلب: يجب على الشركات تخصيص وقت وجهد لتدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الجديدة بكفاءة. يمكن توفير ورش عمل داخلية أو الاستعانة بخبراء لتدريب الفرق المحاسبية والفنية.

كيفية التحضير للامتثال للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية

1. مراجعة النظام المحاسبي الحالي

يجب على الشركات البدء بمراجعة الأنظمة الحالية وتقييم مدى توافقها مع متطلبات المرحلة الثانية. قد يكون من الضروري تحديث الأنظمة المحاسبية أو استبدالها بحلول متطورة.

2. التواصل مع مزودي البرمجيات

البحث عن شركاء تقنيين يمكنهم تقديم أنظمة متوافقة مع المرحلة الثانية يُعد خطوة مهمة. يجب التأكد من أن النظام يوفر الإمكانيات المطلوبة مثل الربط المباشر مع هيئة الزكاة والضريبة.

3. مراجعة العمليات المحاسبية الداخلية

على الشركات مراجعة عملياتها المحاسبية وضبطها لتتلاءم مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية، بحيث تكون عملية إصدار الفواتير وتسجيلها سلسة ومتكاملة.

4. إعداد خطط الطوارئ

من الضروري وضع خطط للتعامل مع أي مشكلات تقنية قد تنشأ بعد تطبيق النظام الجديد، مثل فشل الربط مع الهيئة أو مشاكل في التوقيع الإلكتروني. يمكن إعداد خطط بديلة بالتعاون مع مزودي البرمجيات لضمان استمرارية العمل.

أفضل الممارسات للامتثال للمرحلة الثانية

1. التخطيط المسبق: يجب على الشركات التخطيط للتحول إلى الفواتير الإلكترونية مبكرًا وعدم الانتظار حتى موعد التطبيق الإجباري. يساعد التخطيط المسبق على تجنب الضغوط المحتملة ويسمح بالتحسينات التدريجية.
2. اختبار النظام الجديد: يمكن للشركات إجراء اختبارات داخلية للتأكد من أن النظام الجديد يعمل بشكل صحيح قبل التقديم الرسمي لهيئة الزكاة والضريبة.
3. التواصل الفعال: يجب على الشركات الحفاظ على تواصل مستمر مع هيئة الزكاة ومع الشركاء التقنيين لضمان سير العملية بشكل سلس وحل أي مشكلات طارئة بسرعة.
4. مراجعة الأمن السيبراني: بما أن الفواتير الإلكترونية تتضمن بيانات حساسة، يجب على الشركات مراجعة ممارسات الأمان السيبراني وضمان أن الأنظمة المستخدمة مؤمنة بشكل كافٍ ضد التهديدات.

تأثير الفاتورة الإلكترونية على الاقتصاد السعودي

يعتبر نظام الفاتورة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من الرؤية السعودية 2030، حيث يدعم التحول الرقمي في كافة القطاعات ويؤسس لاقتصاد رقمي متكامل. يعزز هذا النظام من قدرة الحكومة على إدارة الإيرادات الضريبية بفعالية ويُحسن من بيئة الأعمال بشكل عام، مما يجذب الاستثمارات الأجنبية ويُحسن من تنافسية الشركات السعودية.

نصائح للشركات الصغيرة والمتوسطة

1. اختيار مزودي الحلول المتوافقين: البحث عن حلول محاسبية تدعم الفاتورة الإلكترونية بدون تعقيدات تقنية، والتي تأتي بتكاليف معقولة ومناسبة لميزانيات الشركات الصغيرة.
2. التدريب المستمر: تدريب الموظفين على استخدام الأنظمة المحاسبية الجديدة يعد خطوة أساسية لضمان الامتثال بسلاسة وتجنب أي مشكلات أثناء التطبيق.
3. مراجعة العمليات التجارية بشكل دوري: من المهم أن تراجع الشركات الصغيرة والمتوسطة عملياتها بشكل دوري لتحديد أي تحسينات أو تطويرات يمكن إجراؤها من أجل الالتزام بشكل أفضل بالمتطلبات الجديدة.

الختام

تعد الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية في المملكة العربية السعودية نقلة نوعية في تعزيز الامتثال الضريبي، رفع الكفاءة، وتحقيق الشفافية الكاملة في العمليات التجارية. مع الاستعداد والتحضير الجيد، يمكن للشركات من جميع الأحجام الاستفادة من هذه الفرصة لتطوير بنيتها التحتية الرقمية وتعزيز قدراتها التشغيلية.

يتطلب الامتثال للنظام الجديد تحديث الأنظمة والتكامل مع الهيئة، وهو جهد يحتاج إلى تعاون الجميع – بدءًا من المديرين التنفيذيين وصولاً إلى الموظفين المسؤولين عن الفوترة. الفوائد التي ستعود على الاقتصاد الوطني والشركات نفسها ستكون طويلة الأمد وستساهم في تأسيس بيئة أعمال شفافة ومتقدمة.

تابعونا في مدونة “احسبها الحين” للحصول على مزيد من التحديثات والنصائح حول الفاتورة الإلكترونية وغيرها من المستجدات المهمة في عالم المحاسبة والضرائب في المملكة العربية السعودية.
المصدر : المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية مدونة قيود